クラウドというと、専門的には色々と捉え方があります。
一般の方にとっては、メールやスケジュールなどのグループウェア的な用途でのサービスが身近だと思います。
ここでは私が長らく使っているGoogleのクラウドサービスを中心に紹介していきます。
目次
クラウドサービスを使うべき理由
持ち歩くノートパソコンにデータをすべて保管していると、パソコンを紛失したり、ハードディスクがクラッシュしたりするリスクは避けられません。
クラウドサービスを使い、データ保全された外部のシステムに保管しておく事は有効です。
パソコンが壊れても、メールアドレスのパスワードさえ覚えていれば、新しいパソコンを購入してもデータ移行は必要ありません。
セキュリティの心配は
個人情報保護の意識の高まりから、個人的に契約したクラウドサービスを用いて仕事の電子データをやり取りしたり保管したりするのは、慎重に行わなければなりません。
ユーザーアカウントとパスワードをきちんと管理する事は大前提ですが、主要なサービスでは携帯電話番号をつかった二段階認証が使えたり、セキュリティの安全性は高いと言えます。
クラウドサービスに必要な要件
スマートフォンからでも使える事
クラウドサービスは、どちらかというとスマートフォンでの利用価値が大きいです。
パソコンが無くても、スマートフォンでメールの確認やスケジュール管理、共有文書の確認ができるので、仕事の効率は上がります。
オフラインでも作業できる事
ずっとネットのつながるオフィスで仕事しているならば問題ないですが、頻繁に外出するワークスタイルであれば、時にはネットにつなぐことができないときもあります。
そのような時に、オフラインでも使える機能があるかどうかはポイントです。
メール
Google Gmail は多くの人が使っているのではないでしょうか。Android端末を使っている人は必ず登録しているはずです。
ブラウザからアクセスできるので、自分のパソコンが無くても共用のパソコンからでもメールが使えます。
このGmailが入口で、Googleのサービスが使えるようになり、GoogleカレンダーやGoogleドライブと合わせて使うことで利便性が高まります。
Appleの提供するものとして、iCloudがあります。MacやiPad、iPhoneを使っているApple好きのユーザーは、iCloudも使い勝手が良いでしょう。
スケジュール管理
スマートフォンでの使い勝手もかなり良くなったGoogleカレンダー。
忘れそうな予定を入れて、予備の通知をを数日前に設定して、直前にも通知を受けるようにすると、うっかり忘れてたというようなことを防ぐことができます。
カレンダーにはリマインダーもあり、筆者は支払いの期限を設定して使っています。
オフィス文書作成
Googleスプレッドシート
Googleドキュメント
マイクロソフトオフィスとの互換性も高く、基本的な表計算やお手紙くらいの文書でしたら十分使えます。
これもスマートフォンのアプリでファイルの閲覧および編集ができます。
ファイル保管
Googleドライブ
GoogleスプレッドシートやGoogleドキュメントのファイルは、Googleドライブに保管されます。
他のユーザーとも共有が出来るようになっています。
共有するファイルのURL送れば、URLを知っている人がファイルの閲覧をする事ができます。
Googleドライブを使える相手なら、編集者権限を付与して、同じファイルを直接編集し合うことも可能です。
